Cara Mengarsipkan Kotak Masuk Office 365 Anda dalam 2 Cara?

Dalam era digital saat ini, email telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari bisnis dan individu. Ketika menggunakan Office 365, sangat penting untuk mencadangkan data kotak surat Office 365 Anda untuk menjamin keamanan data dan kelangsungan bisnis. Artikel ini akan memperkenalkan cara mencadangkan kotak surat Office 365 dalam 2 metode, memberikan Anda cara yang sederhana namun efektif untuk melindungi data Anda.

Cara membackup kotak surat Office 365 dengan alat Content Search eDiscovery?

Microsoft Admin Center menawarkan alat Content Search eDiscovery untuk mencari dan membackup data kotak surat o365 dari Exchange Online ke file PST.

File PST adalah format penyimpanan data lokal yang digunakan oleh Microsoft Outlook untuk menyimpan surel, kontak, kalender, dan data lainnya. Mendukung data ke file PST melindungi data dari kerugian tidak sengaja, memberikan portabilitas dan fleksibilitas data, serta memenuhi persyaratan kepatuhan dan hukum. Oleh karena itu, mendukung ke file PST adalah metode umum untuk mendukung kotak surat Office 365.

Untuk melakukan cadangan surel O365, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Navigasilah ke Microsoft 365 Admin Center > pilih opsi Security di pusat admin

2. Pergi ke Permissions di menu sebelah kiri > centang kotak centang eDiscovery manager

3. Klik pada Edit role group. Di jendela Edit role group, pindah ke Choose roles dan pastikan bahwa Export role diaktifkan. Jika tidak, pilih Edit dan tambahkan peran > Klik Save

4. Kembali ke halaman Microsoft 365 admin center home dan pilih Compliance dari panel kiri > Buka menu > pilih Content search

5. Pilih New search > Add Conditions 

6. Aktifkan opsi Type option > klik Add > klik Save & Run

7. Masukkan Name and Description untuk pencarian Anda > klik Save

8. Di tab Content search tab, pilih Back ke pencarian yang disimpan

9. Setelah proses selesai, klik pada Export results

10. Akhirnya, pergilah ke Export tab > unduh data yang diekspor

Mengikuti langkah-langkah ini akan membantu Anda mencadangkan email kotak surat Office 365 Anda ke dalam file PST.

Cara melakukan cadangan kotak surat O365 menggunakan MS Outlook?

Saat mencadangkan data di kotak surat Office 365 Anda, Anda dapat menggunakan Wizard Ekspor/Impor yang disediakan oleh Office 365. Alat ini mirip dengan Google Takeout karena memungkinkan Anda untuk mengekspor email, kontak, kalender, dan data lainnya dari kotak surat Anda ke lokasi penyimpanan lokal, seperti komputer, penyimpanan cloud, atau flash drive.

Dengan MS Outlook, Anda dapat mengekspor data email dari Outlook ke file .pst untuk operasi cadangan kotak surat o365. Data yang diekspor dapat digunakan sebagai cadangan untuk mencegah kerugian data atau penghapusan tidak sengaja. Wizard ini mudah digunakan dan cocok untuk pengguna dalam melakukan cadangan dan pemulihan data kotak surat dengan mudah.

Backup kotak surat Office 365 ke berkas .pst di Outlook, dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik File > Open & Export > Import/Export

2. Klik Export to a file > klik Next

3. Pilih Outlook Data File(.pst) > tekan Next

4. Pilih folder surel yang ingin Anda cadangkan > klik Next

5. Pilih sebuah destination dan tentukan sebuah name untuk berkas cadangan Anda > klik Finish

Cara membackup profesional mailbox Office 365 dengan Vinchin Backup & Recovery?

Kelemahan umum dari dua metode backup mailbox O365 di atas adalah keduanya memerlukan operasi manual dan kurang memiliki kemampuan backup otomatis. Ini berarti pengguna atau administrator harus melakukan operasi backup secara teratur, yang meningkatkan risiko kesalahan manusia. Selain itu, metode backup manual ini tidak cocok untuk backup berskala besar, dan bagi organisasi yang perlu membackup sejumlah besar data mailbox, efisiensi dan akurasi mungkin terganggu.

Dianjurkan agar Anda memilih solusi cadangan pihak ketiga profesional, seperti Vinchin Backup & Recovery, yang menyediakan solusi cadangan kelas perusahaan dengan fitur lengkap yang disesuaikan khusus untuk Microsoft Exchange. Baik lingkungan Anda ditempatkan di VM atau server fisik, solusi ini dapat memberikan fitur cadangan dan pemulihan yang handal untuk memastikan data kotak surat Office 365 Anda sepenuhnya terlindungi.

Operasi Vinchin Backup & Recovery sangat mudah, hanya beberapa langkah sederhana saja.

1. Cukup pilih Sumber Cadangan

2. Kemudian pilih tujuan cadangan

3. Pilih strategi

4. Akhirnya kirim pekerjaan 

Vinchin menawarkan percobaan gratis selama 60 hari untuk pengguna agar dapat merasakan fungsionalitas dalam lingkungan dunia nyata. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Vinchin langsung atau hubungi mitra setempat kami.

FAQs Penyimpanan Cadangan O365

Q1: Seberapa sering Anda seharusnya membuat cadangan kotak surat Office 365 Anda?

J1: Frekuensi backup bergantung pada kebutuhan organisasi Anda dan tingkat perubahan data. Backup harian umum untuk data kritis, sementara backup dengan frekuensi lebih rendah mungkin cukup untuk data yang kurang kritis.

Q2: Apa yang terjadi jika data Office 365 Anda disalahgunakan atau dihapus?

J2: Dengan strategi cadangan yang tepat, Anda dapat dengan cepat mengembalikan data yang hilang atau terganggu, meminimalkan waktu downtime dan dampak bisnis potensial.

Kesimpulan

Dalam era digital hari ini, penyimpanan cadangan data kotak surat Office 365 sangat penting untuk menjamin keamanan data dan kelangsungan bisnis. Anda dapat mencapai hal ini melalui berbagai metode, termasuk menggunakan Content Search eDiscovery, MS Outlook, dan Vinchin Backup & Recovery. Setiap metode menawarkan keunggulan unik, mulai dari penyimpanan cadangan manual dengan file PST hingga solusi kelas perusahaan otomatis, memberikan fleksibilitas dan reliabilitas dalam melindungi data Anda.